Getting Things Done 这本书2002年出版以来,“GTD” 已经成了一个专有名词,带动了一大批基于此书的时间管理书籍,文章和专门的博客。绝大多数人对时间管理的认识还停留在传统简单的日程表 (Calendar)和任务表(To Do List)上,而此书作者 David Allen 号召大家随时使用多个带有各种标签的文件夹来科学管理自己的任务列表。从书里看,作者就是专门以培训企业高级管理人员为生的,他手把手地教这些人怎么管理 的东西不是别的,是时间。

我最近一段时间集中学习演练了 GTD 的方法,效果很不错。

此书出版的时候 PDA 已经被广泛使用,但作者认为真正可靠和有用的是个人定制的一大堆纸质实体文件夹,可能因为那时候还没有什么“复杂的”时间管理软件工具。而现在(截至2009年三月),专门基于此书方法的时间管理软件竟然达到了110种!

GTD 不是什么“要珍惜时间”之类的格言或人生感悟,而是一套特别具体的方法。我想一般人如果工作不是很忙,任务不是很多,那么只要记住格言就可以了,越忙的 人,才越需要 GTD。我在读此书之前也曾经看到网上一些文章,甚至是一些专门的博客教别人怎样 GTD,但读过此书之后,我认为绝大多数文章没有指出其“精髓”所在。

GTD 其实就是两点。

第一,清空你大脑的内存。把所有要做的事情分门别类,另外存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去。大脑是用来思考的,不是用来记事的。我们的大脑每天耗费太多时间提醒我们该做又没做的事情,应该把大脑从这种思维中解放出来。

第二,把任何任务和项目具体成 actions。树立“next actions” 的观念。不管是什么任务项目,我们要问的问题是下一个动作是什么?只有这样才能把计划具体化,才能让我们随时把握该做什么。这样一来,在一个给定时间具体采取一个给定行动(action)的时候,我们才能做出最好的选择,而且对自己的行动选择有信心。

如果能做到这两点,我们就可以达到武术中的“Ready State”,“心静如水”(mind like water) 的境界,把我们的大脑从纷扰的事件纠结中解放出来,在完全清醒的状态下去全心全意做事件本身。就好像往水里投石子一样,水的变化完全和石子的力度成比例, 既不会过度反应也不会反应不足,而这二者恰恰是我们做事时最常犯的错误。

GTD 的具体做法其实就是三个动作:Collect, Process, 和 Review.

所谓 Collect,就是在生活中随时随地携带一个笔记本(我是用手机的便签功能),有任何想法,任何可能要做的事情,一旦出现马上记下来,这样我们的大脑就可以放心地忘记这些东西了。用GTD 的术语说就是把所有有用的东西都放入 “In basket” 中去。

所谓 Process,就是把 “In basket” 中的东西快速处理,或者删除,或者存档留作日后参考资料,或者让别人去做,或者自己做。自己做的这种情况最关键,具体说就是把想法变成 “actions”。可以是一个单独的 action,也可以是一个 project。所谓 project,GTD 的定义就是一系列 actions 的集合。

所谓 Review,就是你必须把所有这些行动步骤(actions)系统整理,以便提醒自己,和定期(每周)审查。这种审查可以使我们获得安全感。

有了这个系统,每当你想要做事的时候,你只需要从一系列的 actions 列表中选择一个去做。GTD 流程的根本目的在于使得我们在任何一个给定时间,能够做出最好的选择:现在要采取哪个行动。这样我们做任何选择的时候都非常明白这个是现在最应该做的事, 而不必担心有什么重要的事情没做。我们的心态就永远平静。

为了帮助选择 action 去做,GTD 要求给每个 action 确定一个 context,也就是说在哪里做,比如 @Office, @Home, @Computer,@Phone 等等。这样GTD 系统包括一个日程表,上面全是必须在这一天完成的任务,比如跟人开会,和每个 context 一张的几张 actions 列表。另外 GTD 建议把所有要打的电话单独列表,集中打电话。

选择事做的时候,原则是先看日程表,再看 actions 表,首先考虑 context,再看有没有这么多时间,再看有没有这么多精力,最后再看任务的优先级(must, should, 还是 could).

所以这的确是一个非常简单的系统。这个系统为什么有用呢?GTD 认为人生最大的不安的来源不是事情太多,而是有很多事情你该做却没有做,你跟人说了你要做却没有做。GTD 就是要确保你所有该做的事情都做到。

所以 Collect 这一步,GTD 要求100%。把所有可能的事情都想到,目标是清空大脑。如果达不到100%,GTD 的意义就发挥不出来了。我用了几个小时的时间整理出来了5个 projects 和几十个 actions。而那些 CEO 之类的人物第一次使用 GTD,一般需要两个整天的时间,整理出来300到500个小时的任务量,其中包括30到100个 projects。

我尝试了 几个免费的 GTD 软件,发现完整表现所有 GTD 思想的可能是 ThinkingRock,这个软件从 collect 到 process 到各种 context 下的 actions, 每个 actions 还要设置时间,精力和优先级,每个 project 要设置完成条件,总之几乎是书里有什么这个软件就有什么。这个软件可以在各个平台下使用。

但我发现一个更好的系统是 Simple GTD. 这个系统最大的好处是完全在网上,直接登录帐号就可以。Simple GTD 没有 Collect 和 Process 功能,因为我们本来就是用手机或者小笔记本 collect,然后直接往 Simple GTD 上 process 就是了。所有 actions 只按 projects 和 context 分类,没有废话,很实用。我现在把这个网站设为我的浏览器主页,它也成了我最常访问的网页。

另外介绍一本书, Zen To Done。这本2008年出版的书实际上就是 GTD,它强调的是怎么逐步养成 GTD的习惯,可以配合着读读。ZTD 另外特别强调的是两点,第一点是从《高效能人士的七个习惯》里面学来的“重要事情优先”原则,第二点是从禅宗里面学来的简单原则。这本书没什么技术,可以 作为 GTD 的一本“辅导书”。

对于像我这样不用每天有五个会议要开的人来说,一个 GTD 系统可能的确不是必不可少的东西,只要做到《用任务表取代时间表》《一脑不能两用》 就足够我们把事情做好了。但是如果你每天事情极多,一个科学完备的任务列表则是必须的。GTD 并不是什么特殊的发明,它的原则其实都是常识,它的方法也并非 David Allen 的独创,其实这一套方法之所以有用,就是因为它简单明了。

从结绳记事开始人类就已经学会把大脑“外包”,GTD 只是这个做法的延续而已。在计算机和网络无处不在的今天,我们采纳一套更科学更完备的把任务列表外包的系统,是理所当然的事情!